Des demandes qualifiées, et une date qui se bloque vraiment
Le formulaire demande ce dont vous avez besoin pour chiffrer : la date, la commune, le type d'événement, le nombre d'invités, les horaires de début et de fin, la formule souhaitée. Vous ne recevez plus « bonjour vous êtes libre en juin ? » mais un dossier complet.
Le calendrier public affiche vos dates déjà prises, donc les demandes impossibles ne vous parviennent jamais. Et tant que l'acompte n'est pas versé, la date reste ouverte : c'est le paiement qui la verrouille, pas une promesse au téléphone. Le risque de double réservation sur un samedi de juin disparaît.
Devis, contrat et acompte sans aller-retour
Votre grille est configurée dans l'outil : formule cérémonie, cocktail, soirée, options d'éclairage, sono supplémentaire, machine à fumée, photobooth, et frais de déplacement calculés selon la distance. Le prix s'affiche au client sans que vous ayez à ouvrir un tableur.
Le contrat de prestation se génère avec les bonnes informations, part en signature électronique, et l'acompte s'encaisse en ligne. Ce qui prenait trois emails et une relance devient une page que le client finit tout seul, souvent le soir même, pendant qu'il est décidé.
Le déroulé de la soirée préparé par le client
C'est le gain de temps que les DJ sous-estiment le plus. Un espace client permet au couple de remplir lui-même ce que vous lui réclamez aujourd'hui par téléphone :
- ✓Les morceaux imposés : entrée des mariés, première danse, gâteau, dernier titre.
- ✓La liste noire des titres à ne surtout pas passer.
- ✓Le déroulé horaire de la soirée et les prises de parole prévues.
- ✓Les contacts utiles le jour J : lieu, traiteur, photographe, témoin référent.
- ✓Les contraintes techniques du lieu : accès, courant disponible, heure de coupure sonore.
Les messages qui partent sans vous
Entre la signature et la soirée, il s'écoule souvent douze à dix-huit mois. L'application envoie la confirmation, un rappel un mois avant, la demande des derniers détails une semaine avant, puis la demande d'avis après l'événement, au moment précis où le client est le plus enthousiaste.
Pour une agence ou un collectif de plusieurs DJ, le back-office montre le planning de chacun, l'affectation des prestations et les acomptes encaissés, au lieu d'un groupe de messages et d'un agenda partagé que personne ne tient à jour.
Exemples de projets
- →Un DJ de mariage dont le calendrier public affiche les samedis restants de la saison, acompte en ligne à l'appui.
- →Un collectif de quatre DJ qui répartit les prestations et suit les acomptes depuis un seul planning.
- →Un prestataire événementiel qui chiffre cérémonie, cocktail et soirée en formules, avec frais de déplacement automatiques.
- →Un DJ qui laisse ses clients remplir eux-mêmes morceaux imposés, liste noire et déroulé de la soirée.
Questions fréquentes
Comment la date est-elle réellement bloquée ?
Par le versement de l'acompte, pas par une demande. Tant que l'acompte n'est pas encaissé, la date reste proposée aux autres visiteurs ; dès qu'il l'est, elle disparaît du calendrier public. C'est ce qui supprime le risque de double réservation sur un samedi de pleine saison.
Puis-je garder mes formules et mes frais de déplacement ?
Oui, votre grille est configurée telle que vous la pratiquez : formules, options, tarifs de nuit, majoration de jour férié et frais kilométriques. Vous pouvez la modifier ensuite depuis votre back-office, sans nous solliciter.
Le contrat et la signature sont-ils inclus ?
La génération du contrat de prestation avec les informations de l'événement fait partie du périmètre. La signature électronique est un module supplémentaire, chiffré à part si vous la souhaitez.
Et si je travaille aussi pour des entreprises et des collectivités ?
Les prestations en séminaire, soirée d'entreprise ou fête de village se gèrent dans le même outil, avec des formules distinctes et la possibilité d'émettre une facture plutôt qu'un encaissement immédiat, puisque ces clients paient souvent après l'événement.